5. Vezetői pénzügy
Előre szólok, ez egy hosszú és pepecs rész lesz.
Vezetői pénzügyi rendszernek, vagy röviden kontrollingnak nevezzük, amikor egy olyan rendszert vezetünk be a cégünknél, amivel naprakészen átláthatjuk a pénzügyeket. Mennyi pénzünk van, és az hol található, kik tartoznak, kinek tartozunk – mindezt folyamatosan és precízen nyomon követjük. Ennek fontosságáról hadd meséljek egy személyes történetet.
1989-ben elsők közt alapítottam egy kft-t három barátommal. (Akkoriban – mai szemmel – bárki, bármiből remek vállalkozást csinálhatott.) A mi cégünk dinamikusan bővülő forgalom mellett két év alatt csúnyán csődbe ment (és vele együtt persze a barátság is megromlott). Akkor ez a kudarc még felfoghatatlan titok volt a számunkra. Ma már pontosan tudom miért történt mindez: nem láttuk át a folyamatokat, és hiába bővült a forgalom és lett egyre nagyobb bevételünk, a kiadásaink egy kicsit mindig nagyobbak lettek, mint a bevételeink.
Amikor közvetlen ezután megalapítottam a második cégemet (természetesen más társakkal), az első naptól kezdve bevezettünk egy apróságot. És ez az apróság hatására, ez a második cégem, ma, 18 év után is működik, és ez az apróság mai napig ugyanúgy él, mint a megalapítás napján. (Igaz a céget már rég eladtam…) Mi az, ami képes egy céget egészségesen tartani ennyi éven keresztül?
Ez látszólag tényleg egy apróság, ezért nem is figyelnek oda olyan sokan rá. Szóval a nagy titok: a cég első napján nyitottunk egy táblázatot, és minden pénzügyi tételt feljegyeztünk benne. Ezt a történetet nagyon sokszor elmeséltem, nagyon sokaknak megmutattam, mi mit és hogyan csináltunk. Megdöbbenve tapasztalom, hogy a mai napig a kisvállalkozások kétharmadának nincs ilyen rendszere. Igazából vakrepülést végeznek: úgy vezetik a céget, úgy hoznak döntéseket, hogy nem látják át, mi is zajlik a cégüknél. Ha egyetlen tanácsot adhatnék egy cégnek, ez lenne az: csináljanak egy ilyen rendszert. Meg fognak döbbenni, micsoda változást jelent! Nekem ez a tudás egy teljes cégembe került…
Egyszerű kontrolling minta táblázat
Saját cégtulajdonosi, vezetői kontrolling rendszerünk sokféleképpen kialakítható, rengeteg ilyen szoftver kapható kisvállalkozások számára is. Én egy nagyon egyszerű táblázatos példát szeretnék mutatni.
A minta táblázatot feltöltöttem a címre Google táblázat formájában. A feladat ennek a testre szabása a saját cégünkben.
Figyelem! Ezt a fejezetet csak akkor olvassa tovább, ha ezt a mintatáblázatot letöltötte és ott van Ön előtt! Ha ez nincs meg, ugorjon a következő fejezetre – de ha majd internet és számítógép közelbe jut, mindenképpen szánjon erre egy órát. Egyetlen dolog sem lendíthet annyit egy kisvállalkozáson, mint ha csinál magának egy egyszerű kontrolling rendszert.
Elöljáróban, van egy rossz hírem: nincs két egyforma cég. Ezért nincs két egyforma kontrolling táblázat sem. Ebből kifolyólag a kontrolling rendszert mindenkinek magának kell kialakítania, ezért ezzel dolgozni kell. Az itt bemutatott tábla kiindulási pont lehet, és innen minimális Excel tudással tovább lehet lépni, a saját igények kielégítése felé.
Itt a saját mintatáblázatom testre szabásának lépéseit mutatom be. Ennek több egyszerű (de a vállalkozás átláthatósága szempontjából kulcsfontosságú) célja van:
- Napra készen megmondani, hol mennyi pénzünk van.
- Mire mennek el a kiadások és honnan jönnek a bevételek.
- Kik tartoznak és mennyivel, illetve nekünk mikor kell fizetnünk és mennyit.
- Kik azok, akik nem fizették ki időben a tartozásuk.
- A vállalkozás eredményeiről naprakész információ biztosítása.
Ez a táblázat, bár nehezebben kezelhető, kevésbé automatizált, számomra kedves emlék, ugyanis ennek különböző variánsait használtam különböző cégeimben – és használják még a mai napig is. Amikor a táblázatot elkezdjük, két dolgot kell előzetesen eldönteni:
– Milyen helyeken tartunk pénzt?
– Milyen legyen a költséghely struktúra?
Lássuk a rendszert!
- Hol van a pénzünk?
A cégen belül a pénz különböző helyeken lehet, leggyakrabban: készpénz formájában egy adott helyen (kézipénztár, páncélszekrény) és bankszámlákon.
Ezen kívül a pénz átmenetileg nagyon sok helyen lehet: pl. vásárlásra, tankolásra adott előleg a dolgozóknál. Ezekben az esetekben célszerű valami előleg kiadási nyomtatványt (népnyelven cetliket) rendszeresíteni, amit szintén a kasszánál tárolunk. Így hivatalosan a kassza tartalma a kasszában valóban fizikailag bennlévő pénz, és a cetliken lévő kiadott pénzek összege. (Megjegyzés: Ezt nem feltétlen kell így csinálni, adhatunk külön helyet a készpénzes előlegként kiadott pénzeknek is. Most nem a könyvelésről és annak bizonylatairól, hanem a saját kontrolling rendszerünk felépítéséről beszélünk.)
Először is, nézzük, a mi esetünkben hol van a pénz és adjunk ezeknek egy 2-3 betűs rövidítést.
Egy példa:
Kézi kassza az irodavezetőnél egy dobozban. Általában ő adja ki az előlegeket. Rövidítése: kk
Páncélszekrény a cégvezetőnél. Rövidítése: nk
Budapest Banknál vezetett céges folyószámla. Rövidítése: bb
Erste Banknál vezetett céges folyószámla. Rövidítése: eb
Ezen kívül, amikor a pénz mozog, akkor van egy fontos hely – és ez a cégen kívülről érkezés, vagy cégen kívüli cél. Ennek jele: ki
A táblázatba beírt minden tétel pénzmozgást jelöl, ezért a pénz mindig valahonnan és valahova kerül. Ezt jelölik a Honnan és a Hova oszlopokba kerülő rövidítések.
Példák: (Honnan/Hova – mi is történt a valósságban?)
eb/ki – Az Erste Bank számlánkról elutaltunk egy átutalás egyenértékét
bb/eb – A Budapest Bank számlánkról átraktunk pénzt az Erste bank számlánkra
bb/kk – Felvettünk a Budapest bankszámlánkról pénzt és beraktuk a kézi kasszába.
kk/nk – Túl sok pénz volt a kézi kasszában, egy részét átraktuk a páncélba
kk/ki – Kifizettünk a kézi kasszából egy készpénzes számlát.
Hogyan szabjuk testre a táblázatunkat a mi igényeinkre?
Döntsük el,nálunk hány helyen lehet a pénzünk, és alkossuk meg a rövidítéseket.
Hozzunk létre annyi oszlopot, amennyi helyen lesz a pénzünk (itt a példa táblázatban a H oszloptól).
Minden rovatban írjuk át a képletet a megfelelő rövidítés szerint.
Példa a képletre, ha a kk rövidítésű kézi kassza oszlopban vagyunk, a harmadik sorban:
=K2+HA(ÜRES(B3);0;$G3*HA($I3=”kk”;1;0)-$G3*HA($H3=”kk”;1;0))
Ennek jelentése a következő: Ez az oszlop tartalma az előző sor tartalma + ha a hova rovatban a kézi kasszát jelöltük meg, akkor adjuk a sor jelölte összeget hozzá, ha pedig a honnan rovatba van a kézi kassza jele (kk), akkor csökkentsük az összeget a sorba megadott összeggel.
A képlet alakja a relatív és abszolút címzésekkel úgy van kialakítva, hogy a sorok közt simán átmásolható.
Ennek a rendszernek, az előnye, hogy innentől kezdve, ha a táblázatot naprakészen vezetjük, bármikor rápillantva pontosan tudni fogjuk, hol és mennyi pénz van a cégben.
- Miből jön / hova megy el a pénz?
A következő eldöntendő dolog a költség / bevételi tükör meghatározása.
A lényeg a következő: minden bevételhez, kiadáshoz tartozik egy bevételi ill. költséghely, amire majd havonta, félévre, évre összegezni fogjuk. Ezek, ebben az esetben nálam 2-3 jegyű számok.
Amikor összeszedjük, mi minden lehet költség és bevétel és egy-egy kódot rendelünk hozzá, ezt hívják szaknyelven tükörnek. Ezt mindenki maga határozza meg. Példa egy lehetséges tükörre:
| Kiadások | |
| 0 | Pénz átvitel |
| 11 | Telephely bérlet |
| 12 | Közművek |
| 13 | Mobil |
| 14 | Biztosítások |
| 21 | 1. Autó |
| 22 | 2. Autó |
| 31 | Bér nettó költség |
| 32 | Bér járulékok |
| 41 | Árubeszerzés |
| 42 | Anyagbeszerzés |
| Bevételek | |
| 51 | Árueladás bolt 1 |
| 52 | Árueladás bolt 2 |
| 61 | Szerelés |
| 62 | Karbantartás |
| 91 | Egyéb bevétel |
Sok minden szerint lehet csoportosítani: projectek, tevékenységi körök szerint. Ez alapján kell összeállítani a tükröt. Az így összeállított tükröt beírjuk a táblázat Kódok fülébe. Minden sornál ennek megfelelően fogjuk kitölteni a táblázat kod oszlopát.
Következő lépés ennek megfelelően az Összesítés fülben minden sorban kijavítani a megfelelő megnevezést a tükörnek megfelelően.
Év és hó kezdés
Év kezdéskor az üres táblázatot átmásoljuk, dátumokat minden hó elején kijavítjuk. A január tábla első sorába az előző év végéről beírjuk manuálisan az induló értékeket. Hó kezdéskor az előző hó utolsó sorából átlinkelhetjük az előző hó zárását, az új hó nyitásának. Pl. ha Márciust indítjuk és februárban a 227-ik sor volt a legutolsó, akkor a Márciusi pénztárnyitás képlete: = Február! K227
Minta tranzakciók
A táblázat minta változatában januárban található mintasorok magyarázata:
(Általános szabály: az A-tól J-ig mi adjuk be, a többit átmásoljuk az előző sorból)
1.
- 01.03 –án készpénzes számla ellenében vásároltunk a Készpénzes Kft-től alapanyagot.
Mindhárom dátum kitöltve ugyanazzal a dátummal.
A link a számla beszkennelt pdf- dokumentumára mutat (egy kattintással megnézhetjük mi is volt ez).
A pénzt a kézi kasszából (kk) fizettük ki külső partnernek (ki).
A vétel anyag beszerzés (41) volt.
A kassza egyenlege a számla összegével csökkent, más nem változott.
A teljes pénz egyenlege a cégnek csökken a számla összegével.
A változás csökken a számla egyenlegével.
A lejárt sor nem jelez, hiszen nincs lejárt adósság.
2.
- 01.04 –én készpénzes számla ellenében karbantartottunk a Pénzzsák Kft. részére.
Mindhárom dátum kitöltve ugyanazzal a dátummal.
A link a számla beszkennelt pdf- dokumentumára mutat (egy kattintással megnézhetjük mi is volt ez).
A pénz a külső partnertől (ki) a kézi kasszába (kk) került.
A számla karbantartás (62) volt.
A kassza egyenlege a számla összegével nőtt, más nem változott.
A teljes pénz egyenlege a cégnek nőtt a számla összegével.
A változás nőtt a számla egyenlegével.
A lejárt sor nem jelez, hiszen nincs lejárt adósság.
3.
- 01.05 –én átutalásos számlát küldtünk a Rendes Kft.-nek a szerelési munkánkról, aminek határideje 01. 08, amit korábban 01. 07-én kiegyenlítettek a Budapest Banknál vezetett számlánkra.
A dátumok a fentieknek megfelelők.
A link a számla beszkennelt pdf- dokumentumára mutat (egy kattintással megnézhetjük mi is volt ez).
A pénz a külső partnertől (ki) a Budapest Bankos számlánkra (bb) került.
A számla szerelés (61) volt.
A Budapest Bank egyenlege a számla összegével nőtt, más nem változott.
A teljes pénz egyenlege a cégnek nőtt a számla összegével.
A változás nőtt a számla egyenlegével.
A lejárt sor nem jelez, hiszen már teljesített.
4.
- 01.06 –án átutalásos számlát küldtünk a Rendetlen Kft.-nek a szerelési munkánkról, aminek határideje 01. 10, amit a mai napig nem egyenlítettek ki korábban a Budapest Banknál vezetett számlánkra.
A dátumok a fentieknek megfelelők, a kiegyenlítés dátuma mező üres.
A link a számla beszkennelt pdf- dokumentumára mutat (egy kattintással megnézhetjük mi is volt ez).
A pénz a külső partnertől (ki) a Budapest Bankos számlánkra (bb) kerül, majd ha ki lesz egyenlítve.
A számla szerelés (61) volt.
A Budapest Bank egyenlege, a számla összegével még nem változott meg, mert még nem jött meg.
A teljes pénz egyenlege még nem változott.
A változás oszlop változatlan.
A lejárt sor jelez egy csomó felkiáltójellel, a lejárat napjától kezdve. Valamit tenni kell!
5.
- 01.07 –án átutalásos számlával anyagot vettünk a Nagyker Kft.-től, aminek a határideje 01.12 –volt, de már 10-én elutaltuk a Budapest Banknál vezetett számlánkról.
A dátumok a fentieknek megfelelők.
A link a számla beszkennelt pdf- dokumentumára mutat (egy kattintással megnézhetjük mi is volt ez).
A pénz a Budapest Bankos számlánkról (bb) a külső partnerhez (ki) került.
A számla anyagbeszerzés (41) volt.
A Budapest Bank egyenlege a számla összege az összeggel csökkent.
A teljes pénz egyenlege a számla összegével csökkent.
A változás oszlop a számla összegével csökkent.
A lejárt sor nem jelez, hiszen már teljesített.
6.
- 01.08 –án átutalásos számlával anyagot vettünk a Nagyonnagyker Kft.-től, aminek a határideje 01.18 –volt, de még a mai napig nem utaltuk el.
A dátumok a fentieknek megfelelők, a kiegyenlítés dátuma mező üres.
A link a számla beszkennelt pdf- dokumentumára mutat (egy kattintással megnézhetjük mi is volt ez).
A pénz a Budapest Bankos számlánkról (bb) külső partnerhez (ki) kerül, majd ha ki lesz egyenlítve.
A számla anyagbeszerzés (41) volt.
A Budapest Bank egyenlege, a számla összegével még nem változott, mert még nem ment el.
A teljes pénz egyenlege még nem változott.
A változás oszlop változatlan.
A lejárt sor jelez egy csomó felkiáltójellel, a lejárat napjától kezdve. Valamit tenni kell!
7.
- 01.09 –én a páncélszekrényből pénzt rakunk be a Budapest bankos számlánkra.
Mindhárom dátum kitöltve ugyanazzal a dátummal.
A link a számla beszkennelt pdf- dokumentumára mutat (egy kattintással megnézhetjük mi is volt ez).
A pénz a Páncélszekrényből (nk) a Budapest Bankos számlánkra (bb) kerül.
Itt csak pénzmozgatás van egyik helyről a másikra, kód 0.
A Budapest Bank egyenlege nőtt az összeggel, a páncélban pedig csökkent.
A teljes pénz egyenlege nem változott.
A változás oszlop változatlan.
A lejárt sor nem jelez.