7. A magától működő cég
Hogyan szervezhetjük meg a vállalkozásunkat úgy, hogy az remekül működjék nélkülünk is, aztán ha akarjuk eladhatjuk, vagy franchise rendszert építhessünk az alapján. Nagyot nyelt? Nem csodálnám. Megfigyeléseim szerint a magyar kis és középvállalkozások zöme szenved attól, hogy az alapító cégtulajdonosok úgy bele vannak építve a cégükbe, mint Kőműves Kelemenné Déva várába.
Mi mindenkinek az álma? Felépíteni egy olyan céget, ami tökéletesen működik: mint az óramű, mindenki megelégedésére gyárt és szolgáltat, és nekünk már rá sem kell néznünk. Elmegyünk egy éves Föld körüli vitorlástúrára, visszajövünk, és a cégünk még jobban működik, mint amikor elmentünk, a bankszámlánkat meg telipakolta. Sci-fi? Sokan érezhetik így, pedig ha körülnéz, nagyon sok ilyen vállalkozás van. Nyilvánvaló, például, hogy nem a McDonalds tulajdonosai felügyelik az étkezdéiket. Pláne nem ők sütik a sültkrumplit.
A magyar kisvállalkozások 60-80%-a csődöl be az első öt évben. Ezzel ellentétben egy jó franchise lánc új tagjaként alapított vállalkozás esetén ez a halálozási arány 10-20%. Mi az oka ennek? Hogyan lehetne a nem franchise vállalkozásunk is ennyire életképes? Esetleg alapíthatnánk eleve olyan céget, amiből akár franchise prototípus lehet?
Egy vállalkozó számára közel misztikus élmény egy franchise létrehozása. Ugyanis itt nem másról van szó, mint hogy úgy hozunk létre egy jól működő kisvállalkozást, hogy az teljes egészében másolható lesz. Jön egy olyan ember, akinek még életében nem volt egyetlen vállalkozása sem, és kap egyet kulcsra készen. Rövid betanítás után pedig egy jól működő, pénzt termelő cége lesz.
Mitől misztikus élmény ez? Azért, mert jelenleg az átlag kisvállalkozások nem csak másolhatatlanok, de át- és eladhatatlanok is. Ugyanis a tulajdonos úgy össze van nőve a vállalkozásával, mint Kőmíves Kelemenné Déva várával. És ez egy idő után nagy baj.
Miről lehet felismerni egy ilyen, a tulajdonossal természetellenesen összeforrt céget? Például, hogy mindenben a tulajdonos dönt. A legkisebb dologban is. Ezért például folyamatosan csöng a telefonja és minden dolgozója, a legkülönbözőbb dologban keresi. Egyszer tárgyaltam egy cégvezetővel és másfél óra alatt 11 telefonhívása volt. (Képzelhetik milyen élmény lehetett…) Kereste a titkárnője, hogy hol van valamelyik irat, kereste az üzletkötője, hogy ennek a cégnek mekkora engedményt lehet adni, a szerelő, hogy ennél a gépnél hol van az a csavar, amit meg kell húzni, de még a takarítónő is, hogy elfogyott a WC tisztítószer. Az ilyen cég izgalmas. Folyamatosan problémákat oldanak meg, keresnek valamit, állandóan ipari dráma zajlik. Nincs rend, és senki sem tudja, mit kellene csinálnia. A tulajdonos évek óta nem volt szabadságon. Nem csoda – nélküle megáll az egész cég.
Miért nagy baj, ha ilyen egy cég? Az emberek szeretik nézni a kalandfilmeket, ahol folyamatos az izgalom, mindenki éppen csak az utolsó pillanatban menekül meg. De kis szeretne egy ilyen kalandfilmben élni?! Márpedig egy ilyen cégnél tulajdonosnak lenni, majdnem ilyen élmény… Előbb-utóbb eljön az idő, amikor az ember átadná a cégét a gyerekeinek, vagy eladná. De sajnos egy ilyen cég esetében ez nem lehetséges, ugyanis a hatályos magyar törvények tiltják az emberek kereskedelmét, márpedig egy ilyen cég esetében a tulajdonost is el kellene adni, mert a rendszer pótolhatatlan része. Sajnos mostanában több olyan esetet is láttam, amikor a tulajdonos váratlanul meghalt, és a cég abban a másodpercben kártyavárként összeomlott.
Milyen módon lehet a főnököt kiszervezni? Hogyan lehet franchise-rendszerűvé alakítani egy céget? Nézzük a lépéseket:
- Rendet kell rakni. Pontosabban ki kell alakítani a rendszert. Milyen fajta iratok keletkeznek a cégnél, azokat hol tároljuk, hogy archiváljuk, és hogyan tesszük visszakereshetővé? Dolgozzunk ki mindenre saját nyomtatványokat és vasszigorral vezessük be.
- Dolgozzuk ki a folyamatokat. Minden esetre forgatókönyveket kell meghatározni, és ezeket le is kell írni, be kell tartani és be kell tartatni.
- Munkaköröket kell meghatározni. Ezekből a folyamatokból, mi melyik munkakörhöz tartozik.
- Ezeket a munkaköröket delegálni kell – ki kell jelölni, ki végzi el és ki helyettesíti. Az egyes munkakörökhöz tartozó folyamatokat be kell tanítani, tréningezni.
- A rendszert keményen be kell tartatni és folyamatosan ellenőrizni kell. (Az ellenőrzés is egy munkakör – ezt is delegálni kell és dokumentálni.)
- Folyamatosan kísérletezni kell: ilyenkor mérünk és kiértékelünk, majd a forgatókönyveken ennek megfelelően módosítunk. És rendre újrakezdve az egészet.
Mindössze ennyi. Egyszerű? Nem. De még mindig egyszerűbb egyszer rászánni egy fél évet és megcsinálni, mintha idő előtt tepsin visznek el a cégtől és az utódaink egy folytathatatlan céget örökölnek. Egy jól kialakított céget heti 8 óra munkával el lehet irányítani. És el lehet menni 3 hónap vakációra egy évben. És akármekkora munka egy ilyet kialakítani, ez szerintem megéri.